GESTIÓN DE MATERIAL DE LABORATORIO. APLICACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

B. Jiménez, I. L. Llorca, A. Miralles, F. López.
S. Análisis Clínicos. Hospital Vega Baja. Orihuela. Alicante.

INTRODUCCIÓN: El control del material consumible de Laboratorio es una tarea engorrosa que requiere un gran gasto de tiempo para llevarlo a cabo de una forma fiable. El trabajo generalmente lo realiza un "supervisor/a" que tiene asignadas otras muchas funciones dentro del Servicio, y además, en el caso de hospitales pequeños, de varios laboratorios. Es por ello que cualquier herramienta informática que pueda reducir el tiempo y aumentar la eficacia para el control de peticiones de material será de gran utilidad para la gestión del Laboratorio.

MATERIAL Y MÉTODOS: Se creó un libro en Excel (Microsoft) para cada uno de los laboratorios que supervisa la misma persona (Bioquímica, Hematología, Microbiología), con un total de más de mil artículos.

La disponibilidad de herramientas en la aplicación elegida: funciones matemáticas y lógicas, fechas, filtros, elección de orden..., permite una fácil introducción de la cantidad gastada y recibida de cada artículo. A cada uno de éstos se le puede asignar un gasto diario o permitir que éste sea calculado y actualizado por la aplicación con lo gastado hasta la fecha. Asignando un stock mínimo (en días) y cantidad a pedir (para nº de días) cuando se rebase el mínimo, puede saberse la petición a realizar.

Puede quedar registrada, también, la fecha de la última petición de cada producto y en los casos de productos de escaso consumo, cuya fecha de caducidad se suele alcanzar con facilidad, ser reemplazados cuando ésta se cumpla

RESULTADOS: Después de casi tres años de utilizar el primer libro introducido, Bioquímica, hemos podido apreciar las ventajas, sobre todo la posibilidad de hacer pedidos "a ciegas" una vez transcurridos unos meses (5 ó 6) desde el inicio, y ya es posible el cálculo automático fiable del gasto. Esto supone que pueden hacer la mayoría de las peticiones de una forma tan simple como ejecutar una macro, y sólo tres o cuatro veces al año revisar el gasto real para corregir las variaciones sobre el calculado. Para facilitar estas tareas, sólo se añade el trabajo de numerar los productos en el momento que son recibidos, que, por otra parte, facilita el uso correcto en el tiempo de los mismos.

CONCLUSIÓN: La implantación de estas aplicaciones es de gran utilidad para el manejo del material de Laboratorio. Además, coordinándolo con el S.I.L. se puede calcular fácilmente el rendimiento y el gasto por prueba solicitada.