METODOLOGÍA Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 1999-2001 DEL LABORATORIO DEL COMPLEJO HOSPITALARIO DE ALBACETE.

Flores Caballero, M.; Vicente Gutiérrez, L.; Zafrilla García, L.; Subirón Carballeira, C.
Complejo hospitalario Albacete

El laboratorio del Complejo Hospitalario de Albacete (CHA) ha sido desde su creación un ejemplo claro de organización dinámica en permanente cambio. Diversos proyectos, objetivos y actividades se han ido desarrollando durante las dos últimas décadas: integraciones de centros, automatización de procesos, informatización, etc. Esta evolución se ha producido en una misma dirección conceptual, aunque con diferente intensidad en el desarrollo.

Aunque es de gran interés conocer las diversas fases por las que ha transcurrido la evolución del Laboratorio y a pesar de que tan sólo con ese conocimiento se puede llegar a comprender la situación actual, en este trabajo nos limitaremos a explicar la metodología de planificación y ejecución del proyecto de mejora que viene desarrollándose desde el último trimestre del año 1999.

Previo a esta fecha, la Dirección del centro realizó una reflexión para definir las Características-Valores que deberían ser considerados en cualquier proyecto de reforma. Estas características-valores han tenido una gran importancia dado que han sido el filtro por el que se han ido pasando las decisiones:

Las relaciones con clientes: En las que debiera tener una especial consideración la orientación hacia la satisfacción de sus necesidades y donde el signo de marca fuera la continuidad en la comunicación, la calidad y la rapidez en la entrega de información.

La organización: Debiera caracterizarse por ser eficaz, eficiente, sencilla, lógica, ágil y que permitiera tener una gran capacidad de adaptación a los cambios que se produjeran en el entorno.

La estructura informática: Tendría que tener una arquitectura Integral para el área, ser segura y adaptable a nuevos retos. El sistema debiera estar orientado a servir de apoyo al proceso interno y a las relaciones externas, permitiendo el desarrollo de Sistemas de información para el seguimiento de la producción y la calidad.

La estructura de equipamiento de electromedicina:

Suficiente para la cartera de servicio, de calidad, eficaz, eficiente y coherente con la organización en la que se sitúe.

La estructura física del laboratorio: Debería permitir el concepto de integralidad por el que se ha optado, facilitando los procesos que en ella se desarrollen, asegurando adecuadas condiciones de trabajo para los profesionales y permitiendo su adaptación a lo largo del tiempo.

Tras el nombramiento del Director del proyecto se establecieron las metas sobre las que centrar el trabajo:

• Refuerzo de la orientación del servicio al cliente.
• Mejora continua de la calidad.
• Distribución de áreas por unidades tecnológicas
• Elevación de la eficiencia en el procesamiento.
• Sistema único e integrado informático.
• Sistema único e integrado de gestión administrativa.
• Elevación de la eficiencia en la adquisición de productos.
• Mejoras en las condiciones de trabajo.

Para conseguir el desarrollo de estas metas se marcaron los siguientes objetivos:

• Consolidar la centralización del Laboratorio del segundo centro hospitalario.
• Planificar un sistema eficiente de traslado de muestras que asegure la calidad y la rapidez del servicio.
• Avanzar en el desarrollo de una unidad administrativa que gestione de forma unificada la captación de información, el procesamiento de la misma y la transmisión del producto.
• Potenciar el establecimiento de una unidad de recepción y preparación, que reliace de forma integrada la mayor parte de las tareas de identificación, alicuotación y distribución de las muestras hacia las unidades de procesamiento.
• Generalización del sistema informático hacia las unidades que permanecían con subsistemas aislados e incorporación de nuevas aplicaciones que mejoraran sus utilidades.
• Acortar el tiempo de entrega de resultados mediante la utilización de la red informática.
• Revisión y actualización de modelos de solicitudes de pruebas.
• Desarrollo de organización basada en unidades Tecnológicas.
• Redistribución de espacios y modernización de instalaciones.
• Preparación de concursos públicos para la adquisición de productos.
• Revisión y actualización de los equipos disponibles.

Las estrategias que se han seguido para el proceso de cambio se han basado en:

• Disponer de una Dirección unificada y jerarquizada del Proceso de Reforma.
• Desarrollar una alta participación de responsables de áreas técnicas en el diseño de las Acciones.
• Estimular la colaboración del personal en la ejecución de las actividades.
• Conseguir una continua y eficaz coordinación con unidades claves en el proceso de reformas (Servicios Generales, Informática, Personal, Suministro…)..
• Contar con las Accesorias técnicas externas necesarias para beneficiarse de las experiencias ante situaciones de especial consideración.
• Mantener una relación con los proveedores que permita ir avanzando hacia la construcción de socios-colaboradores.

Desde Noviembre de 1999 hasta Febrero de 2001, los Resultados que se han obtenido son los siguientes:

• Desarrollo de Sistemas de traslado de muestras desde centros Atención Primaria y desde el Centro Hospitalario Perpetuo Socorro mediante la implantación de una red de recursos de transporte especializados en transportes de muestras.
• Reorganización de la Recepción y preparación de muestras.

Adaptación Arquitectónica e instalaciones.

Concentración de recursos.

Preparación para ubicación de Sistema de Identificación, alicuotación, distribución y etiquetado automático de muestras.

• Reorganización de Secretaría unificada.

Adaptación Arquitectónica e instalaciones.

Concentración de recursos.

Reordenación funcional.

Avance en el Desarrollo de lectura automatizada de solicitudes.

Lectura automática de demográficos de solicitudes hospitalarias mediante lectura de código de barra del número de Historia Clínica.

Lectura automática de demográficos de solicitudes de atención Primaria mediante lectura de código de barra bidimensional procedente de la identificación de Tarjeta Sanitaria (Sistema TAIR).

• Avances en el desarrollo tecnológico Informático.

Reubicación y acondicionamiento de Unidad Central Informática.

Readaptación de redes de comunicación internas del laboratorio.

Mejoras y adquisición de equipos informáticos.

Adquisición, preparación e instalación de programas y módulos que completan el sistema integrado informático del laboratorio.

• Incorporación de nuevos modelos de solicitudes de Pruebas

Asistencia especializada

Niveles de fármacos.

Modelo integrado Bioquímica, Hematología, Serología Microbiana.

Asistencia Primaria.

Niveles de fármacos.

Modelo integrado Bioquímica, Hematología, Serología Microbiana (con perfiles por situaciones más frecuentes)

• Avance en la agilidad de entrega de documentos de resultados.

Instalación de un sistema de impresión remota de resultados en unidades asistenciales.

• Consolidación de centralización del procesamiento de muestra.

Centro Hospitalario Perpetuo Socorro.

Mantenimiento de equipos de gases e iones.

Creación de sistema de transporte de muestras ordinarias y urgentes.

Creación de red de impresoras remotas para entrega de resultados.

Creación de una unidad tecnológica de inmunoquímica, para el procesamiento de Hormonas, Marcadores Tumorales, Niveles de Fármacos, Serología Microbiana.

Adaptación Arquitectónica e instalaciones.

Concentración de recursos.

Selección de Equipos para el procesamiento integrado.

Creación de una unidad tecnológica de inmunología, Biología Molecular.

Adaptación Arquitectónica e instalaciones.

Concentración de recursos.

• Preparación del Concurso 2000-0-43, destinado a la adquisición de artículos necesarios para el procesamiento de las áreas de Bioquímica, Inmunología, Inmunoserología y a la renovación del parque tecnológico de estas áreas.
• Modificación de las condiciones de trabajo, mediante reubicación y reordenación de espacios, renovación de climatización, iluminación, red eléctrica, red informática, pintura y mobiliario en las siguientes áreas:
• Secretaría unificada.
• Recepción y preparación de muestras.
• Laboratorio de Inmunoquímica y Laboratorio de técnica manuales.
• Laboratorio de Inmunología y Biología Molecular.
• Laboratorio de Urgencias.
• Zona de validación de Facultativos de Análisis Clínicos. Despacho de Jefes Clínicos.

En estos momentos, bajo estas mismas directrices, están efectuándose nuevas actividades destinadas a completar los objetivos marcados.

• Integración del área de Microbiología en el Sistema Informático Integrado.
• Revisión de modelos de solicitudes de pruebas para Microbiología.
• Modificación de las condiciones de trabajo en la segunda planta.
• Ampliación de equipos informáticos y segunda fase de mejora de red informática.
• Implantación de sistema que permita la consulta de la base de datos por las unidades asistenciales.
• Análisis de equipos y selección de nuevos modelos para renovación de los mismos.