REDUCCIÓN EN EL NÚMERO DE COPIAS SOLICITADAS AL LABORATORIO MEDIANTE CAMBIOS DE ORGANIZACIÓN

Muñoz M, H Larramendi C, Martínez M§ , De la Riva Iª .
Servicio de Bioquímica, Secretaría de Laboratorios§ y Servicio de Admisión y Documentación Clínicaª . Hospital Severo Ochoa. Leganés (Madrid).

INTRODUCCIÓN: La solicitud de copias de informes por pérdida de los mismos es algo frecuente, en pequeña cantidad, en cualquier laboratorio. Sin embargo, si éstas aumentan desproporcionadamente, pueden impedir el funcionamiento normal en el trabajo de secretaría.

En nuestro centro existe historia única desde 1993. Todas las analíticas y pruebas del paciente están centralizadas en una historia única que gestiona el Archivo de nuestro Hospital.

Hasta Marzo de 2000 el Laboratorio emitía los informes de los pacientes de Consulta y se enviaban al Archivo para su inclusión en la historia. Sin embargo, el aumento en el número de historias, parte de las cuales estaban depositadas en un punto físico alejado del Hospital (Documentalia), junto con el incremento en el nº de pruebas complementarias solicitadas, sin que hubiese un aumento proporcional de medios, hizo imposible que el sistema continuara funcionando eficazmente. Por este motivo, se hizo habitual que el día de la consulta un auxiliar de clínica de la misma acudiera al Laboratorio a solicitar una copia. Este hecho interrumpía de forma constante el trabajo del personal administrativo que, en consecuencia, se retrasaba.

MATERIAL Y MÉTODOS: Tras detectar el problema y cuantificar el mismo estudiando el número de copias solicitadas durante una semana, se diseñó un sistema alternativo, inicialmente de forma provisional:

• Un auxiliar de Archivo editaba, desde el programa informático Omega 2000, la analítica de los pacientes que estaban citados en cada consulta el día previo a la misma, siguiendo las agendas correspondientes. Esto fue posible gracias a la existencia de historia única en el Laboratorio.
• La analítica se entregaba ordenada en cada consulta.
• El Laboratorio pasó a editar la analítica de consultas externas por una impresora virtual.
• Al validar se siguió manteniendo la política general del Servicio de notificar los resultados de significación clínica de forma eficaz.

Tras nueve meses de funcionamiento del sistema se evaluaron los resultados.

RESULTADOS: Se resumen del siguiente modo

El mayor número de copias requeridas procedía de las consultas de Nefrología, Pediatría y Medicina Interna. Tras los cambios introducidos, la mayoría de las copias solicitadas corresponden a pruebas especiales que se envían fuera del centro o que, por la baja frecuencia de solicitud, tardan más tiempo en realizarse.

CONCLUSIÓN: El sistema ha demostrado ser altamente eficaz. Aunque inicialmente era provisional, ante los resultados obtenidos, pensamos que debe continuar con el apoyo actual del sistema Weblab Omega, el cual permite la consulta de la analítica validada a través de la Intranet del Hospital.