Implantación de un sistema descentralizado de compras y control de almacén en el laboratorio.
Salomé Beltrán^1,2, Carmen Onieva², Maria José Insa¹, Mariam Rodríguez³, Joaquim Regales², Eugeni Freixas², Joan Sau¹, Joan Gaya¹.
¹Laboratori Core, ²Departamento de Compras y ³Servicio de Informática, Corporació Sanitaria Clínic. Barcelona.

Descripción. Como un elemento de la creación del Laboratorio Core en abril de 2001, se definió un centro específico en el programa de gestión general de la Corporación (SAP R3), con características configuradas específicamente. Éstas son, el control de lotes y de caducidades, y la generación de etiquetas para cada unidad de compra, con indicación del código interno de producto y lote en código de barras, y la denominación, la fecha de caducidad y el centro de coste preasignado.

Esta unidad de almacén descentralizada se ha dotado de la infraestructura necesaria: ordenador con acceso a SAP y correo electrónico, lector de código de barras, impresoras láser y de códigos de barra, ambas en red, teléfono y fax.

Funcionamiento. La recepción de mercancías, el sellado condicional de albaranes y el almacenaje, ordinario o en cámara fría, se realiza en el propio Laboratorio. Los albaranes se comprueban y se introducen en el ordenador, editándose automáticamente las etiquetas que se adhieren a los productos, que seguidamente se almacenan. Cada técnico retira directamente los productos del almacén en el momento de su uso, separando las etiquetas, que son posteriormente leídas y entradas en el ordenador. Se controlan tanto los reactivos específicos como los generales suministrados sin cargo, que se contabilizan a coste de 0.01€, así como algunas piezas de recambio de mayor uso.

Los pedidos se realizan abiertos, y los tramita el servicio de compras central, de acuerdo a las resoluciones de los concursos, pero los pedidos de aprovisionamiento se realizan directamente en el Laboratorio. En principio, estos pedidos –y los suministros– se realizan semanalmente en el momento en que el stock es igual o inferior al punto de pedido, que se establece en función de varios parámetros: consumo, presentación del producto y también la calidad de suministro del proveedor.

El total de productos para el conjunto de las distintas unidades del Laboratorio Core, que incluyen todas las técnicas automatizadas de Bioquímica general y especial, Hematimetria, Coagulación, Marcadores tumorales, Hormonas, Serología, Farmacología, Toxicología, Inmunología y Urgencias es de 600 ítems, con un movimiento diario medio de 90 entradas. El valor total medio del stock es de 277500€. Los productos se imputan contablemente a los diferentes centros de coste del Laboratorio en el momento en que se retiran del almacén, y no cuando se reciben.

El conjunto de las tareas administrativas descentralizadas requiere 1.4 FTE administrativos cualificados, con una ayuda auxiliar en el manejo de la paquetería.

Discusión. En la regularización del inventario realizada a 31 de diciembre del 2001 se detectaron tan solo 16 errores, todos de una unidad de diferencia, lo que muestra un alto nivel de cumplimiento por parte de personal de laboratorio, y valida el procedimiento de extracción de mercancías por el usuario final, que era uno de los puntos más delicados del sistema. Solamente ha ocurrido un episodio de desaprovisionamiento en un producto, claramente imputable a la firma comercial, que condujo a un aumento en el punto de pedido. No se ha producido ninguna merma por caducidad.

El valor del stock que se incorporó inicialmente al almacén era de unos 680000€, lo que supone una reducción aproximada del 60%.

La supervisión del laboratorio ha quedado liberada de gran parte del trabajo administrativo, derivando su actividad a temas de supervisión técnica y control de circuitos y anomalías.

Conclusión. Del conjunto de los beneficios obtenidos en cuanto a reducción de stocks, disminución de los episodios de desaprovisionamiento, mejoras en al contabilidad de costes debido a que el gasto se imputa en el momento del consumo, y mayor agilidad administrativa, se puede concluir que la implementación de esta unidad descentralizada de compras y almacén ha sido muy positiva, y representa un modelo ejemplar de colaboración interdepartamental.