Desarrollo de un programa para gestión del gasto en tiempo real: cálculo del coste de personal y reactivos por determinación.
Mira A, Herrera E*, Sierra C, Escoté R*, Lehmann C**
Hospital Sant Joan de Déu. Barcelona. *LabManager s,l, **Health Sciences Center. State University of New York.

Objetivo: Las exigencias a nivel de control de costes en el Laboratorio son cada vez mayores, sin embargo no se acompañan, en general, de las herramientas necesarias para realizar una buena gestión. Nosotros hemos desarrollado un programa informático con el objetivo de realizar la Gestión Económica del Laboratorio de forma Automatizada y en Tiempo Real. En este trabajo definimos la estructura del programa, las relaciones entre los conceptos de costes que intervienen en el cálculo del coste final y la información que podemos obtener mediante la utilización rutinaria del mismo en el Laboratorio.

Material y métodos: En el desarrollo de este programa informático (LabManagerPlus) se han tenido en cuenta todos los conceptos implicados en la realización de cada análisis, de forma que del coste total pudiésemos conocer detalladamente la contribución de cada uno de ellos: coste de reactivos y material fungible, coste de analizador –fungibles, amortización, mantenimiento etc.– y coste de personal -técnicos, facultativos, administrativos etc. -. Se han desarrollado tres módulos, que pueden utilizarse o no, simultáneamente: 1) Gestión del gasto en reactivos y analizadores, realización de pedidos, de entradas y control de existencias. 2) Gestión del gasto en fungibles y reactivos y realización de pedidos para Proyectos de Investigación no relacionados con la actividad asistencial. 3) Gestión del gasto de personal y análisis de la contribución de dicho gasto, para cada categoría, en el coste total de cada análisis. Se presentan las relaciones entre los conceptos relacionados en cada módulo.

Resultados: se presenta el método de utilización del programa en la rutina diaria (diagrama de flujo) y la información que se obtiene automáticamente cuando se solicitan los Informes de Gestión que se han predefinido en el LabManagerPlus. Puede obtenerse además cualquier información sobre el gasto (en papel, pantalla o formato electrónico), mediante la definición de condiciones de filtro. La información predefinida principal es: 1) Actividad, Existencias, Compras y Gasto por Parámetro, Analizador, Proveedor y Centro de Coste, 2) Desviación del Presupuesto 3) Coste por parámetro de Reactivos, Analizador, Gastos generales y Personal

Conclusiones: La utilización del programa permite obtener información del coste total de cada uno de los análisis que se realizan, en Tiempo Real. Esto nos da información necesaria para tomar decisiones y optimizar la Gestión del Laboratorio. También nos permite calcular de forma exacta y automáticamente las tarifas de los análisis, considerando el gasto en reactivos, analizador y personal.