Hoja de "inspección para recogida de datos" como elemento de mejora continua.
Petit Gancedo, A., Rodríguez Fernández, A.
Hospital San Juan de Dios de Sevilla; Servicio de Laboratorio.

Objetivo: La circunstancia de que un Laboratorio no tenga previsto optar a la acreditación o la certificación, no es óbice para que entre sus expectativas figure la elaboración de actuaciones o procedimientos inspirados en los Sistemas de Calidad. Durante 1997 se propuso familiarizar al personal de Laboratorio con los procesos de mejora continua, y valorar su aceptación, ensayando por medio de una breve reunión diaria, un proceso que permitiera centralizar todos aquellos aspectos que son de interés para el adecuado funcionamiento del Laboratorio, y mejorar tanto la comunicación interna como agilizar la resolución de problemas o fallos detectados.

Material y método: A partir del inventario, se desarrolló una hoja de inspección para recogida de datos, a modo de prontuario, donde se reseñaban la mayoría de las actividades que tienen lugar en el Laboratorio: Recepción de documentos, fallos en las instalaciones, fases de la analítica, procedimientos generales, en los sistemas analíticos o alguno de sus componentes, medios auxiliares o de logística -centrífugas, microscopios, neveras, SIL, etcétera-.

Cada integrante del Laboratorio, llevaba una hoja donde debía señalar con una "X" la casilla correspondiente de aquella incidencia que detectara, o las necesidades previsibles para mantenimiento, material, días, etcétera. Las cuestiones no recogidas por la hoja se anotaban igualmente como recordatorio. Los diferentes turnos entregarían las incidencias de uno a otro.

La persona que centralizaba la información, estudiaría en equipo, con la ayuda de gráficas de Pareto, diagramas de flujo y causa-efecto, el origen del fallo, la solución mas viable, y la evaluación mediante seguimiento.

Resultados: El libro de incidencias comenzó a reflejar mayor número de acontecimientos que anteriormente no se recogían. Mejoró sensiblemente el mantenimiento no rutinario de algunos aparatos. Y se solucionaron problemas de "colas" (de espera) en la sala de extracciones, entre otros.

Conclusiones: En nuestra experiencia, consideramos excesivo el empleo de gráficas y diagramas, pues no fueron nunca necesarios para solventar los problemas detectados.; permitiendo la misma recopilación de datos desde la "hoja de registro", detectar los problemas y actuar directamente sobre ellos acudiendo al responsable del proceso en cada caso. Tratándose de un Laboratorio pequeño, la comunicación interna es buena. Consideramos no obstante que en Laboratorios de mayores dimensiones, el modelo propuesto puede ser útil para agilizar y documentar la comunicación interna y la prevención de fallos fácilmente evitables.