Organización de la fase preanalítica.
Vicente Peg.
C.M.E. "Grande Covián".

Introducción: Para comprender la organización de la fase preanalítica en este centro, debemos realizar una descripción mínima de la zona que tiene adscrita y de los problemas que ella acarrea.

El C.M.E. "Grande Covián", da cobertura en Atención Primaria a 17 Centros de Salud, 8 de ellos urbanos, en Atención Especializada a los Facultativos Especialistas de su Centro y a los de otro, C.M.E. "San José", que carece de servicio de Laboratorio. Además, puede recibir pacientes desde 3 hospitales (H.U. "Lozano Blesa", H.U. "Miguel Servet" y H. "Royo Villanova"), y otro C.M.E. de la ciudad (C.M.E: "Ramón y Cajal") así como de algún otro Centro de Salud de la provincia.

Aunque el número de peticiones que se reciben de estos últimos no es muy grande, sí obliga a tener dados de alta, en nuestra base de datos, a todos los facultativos posibles usuarios del Servicio de Análisis Clínicos. Alguno de los centros de Salud Rurales se subdivide, a su vez, en varios Puntos de Extracción. El número de Volantes de Petición que recibimos diariamente es de +/- 550 con picos de más de 625

Principales problemas:

1. Identificación de los Facultativos Remitentes. Nosotros trabajamos con doble identificación, el número de colegiado y, para A P, el Cías de la consulta.

2. Identificación de los Pacientes, y Volante de Petición: Para la población adscrita directamente a nuestro Servicio, utilizamos un Volante de Petición (VP) de tamaño cuartilla, con papel duplicativo son un apartado para determinaciones solicitadas en sangre o suero, otro para las de orina y un tercero, más pequeño, para otro tipo de muestra (esputos, heces, exudados, etc.)

En nuestra zona, como identificación del Paciente, se utiliza:

• En AP el TIS con etiqueta identificativa de nube de puntos (TAIR)

• En AE cada hospital tiene su número particular y su tipo de volante de Petición.

3. Identificación de las muestras: Se identifican con etiquetas de códigos de barra y numéricos que se envían a cada Punto de Extracción Periférico.

4. Hora de recepción de las muestras. Nuestro horario de recepción de muestras extraídas en Puntos de Extracción Periféricos abarca un periodo de dos horas y media (9 a 11h 30m), salvo algún Centro de Salud Rural que puede llegar a las 12h.

5. Recepción y preparación de las muestras. La Secretaría del Servicio es atendida por 4 Auxiliares administrativas y, para la preparación y distribución de las muestras, contamos con 6 Auxiliares de Clínica.

Organización de la fase preanalítica:

Volante de Petición: La organización de la fase preanalítica comenzó con el desarrollo de un Volante de Petición que fuese sencillo de cumplimentar, de un tamaño cómodo de llevar, único para cualquier tipo de muestra y, de cara al Laboratorio que permitiese adelantar la introducción de la carga de trabajo en el Sistema Informático del Laboratorio (SIL).

Para ello diseñamos, como ya hemos dicho anteriormente, un VP con papel duplicativo y una pequeña solapa, del tamaño de 1/5 de cuartilla, que sirvieran para enviar al servicio, el día anterior a la extracción, una de las hojas y, como resguardo al Paciente, esa pequeña solapa.

Identificación de los Pacientes: Ha resultado imposible, por el momento, la unificación del número identificativo de los Pacientes. En nuestro Servicio, como lo primero que se "informatizó", fue la AP, copiamos su número de historia que era: fecha de nacimiento invertida+iniciales de los dos apellidos+un guión+inicial del nombre+M(en) o W(oman) según el sexo. Con este número conseguíamos no sólo identificar al Paciente sino también conocer su edad y el sexo (para valores de referencia) y facilitar la futura limpieza de los archivos.

Hasta el momento, salvo pequeñas incidencias (gemelos) había funcionado aceptablemente. En el momento actual, la presencia de inmigrantes, que no utilizan el segundo apellido, está complicando la situación. Hemos propuesto a A.P. que, en estos casos, utilice, como segundo apellido XX si es mujer o XY si es hombre. Por el momento no se está haciendo.

Suponemos que, una vez terminadas las trasferencias, se consiga un único número para cualquier Usuario de la Sanidad Pública en Aragón y a, poder ser, en el resto de las autonomías.

Identificación de los Facultativos Remitentes: Dado que algunos de los Facultativos Especialistas pueden pasar consulta alternativamente en cualquiera de los Hospitales o CC.MM.EE, nos hemos visto obligados a añadir a dicho número las siglas del Centro.

Para evitar los cambios de Facultativos en AP, cada dos meses se envía un listado a cada Centro de Salud de los que tenemos dados de alta en nuestra base de datos para confirmarla o rectificarla.

Identificación de las muestras y tipos de tubos: En una primera fase se utilizaron etiquetas con códigos de barra y numéricos para identificarlas y tubos de vacío. Posteriormente y, como una de las metas que queremos mantener es emplear al máximo el tubo primario, se utilizaron etiquetas con código de barra y, además, un texto en el que se decía para qué tubo de pruebas iba destinado ese tubo. La experiencia fue un fracaso, coincidían menos del 30% de las extracciones.

Visto el estrepitoso fracaso, se quitaron los textos y se realizó una separación de los destinos de las muestras según el color de los tapones. Esta solución funciona en un 90% de los casos.

En estos momentos y para facilitar la recepción y preparación de las muestras, estamos pendientes de adquirir etiquetas con código de barras y, además, del color del tapón del tubo de vacío.

Recepción, preparación y distribución de las muestras: Al llegar al Laboratorio, se separan las muestras de los Volantes de Petición. Los primeros se dirigen a centrifugación y los segundos a secretaría para su introducción en el SIL.

La centrifugación, hasta hace 4 meses aproximadamente, era un cuello de botella. Con 5 centrifugadoras y 4 A. de Clínica, no conseguíamos la celeridad suficiente para que no se pararan los analizadores. Ahora, de la centrifugación se encarga una única Auxiliar de Clínica. Una vez centrifugados los tubos, cada una de las tres A. de Clínica restantes se responsabiliza des separar y llevar los diferentes colores a su sección de trabajo. El resultado es muy bueno.

Resumen: En nuestro servicio existe un "manual de toma de muestras" que se actualiza periódicamente conforme se van realizando cambios y en el que va incluido todo lo anteriormente expuesto, la descripción de los perfiles o protocolos pactados, los tubos que se utilizan y para qué determinaciones y enumeración de los aditivos que deben utilizarse para determinados estudios en orinas de 24 h.