Incorporación al sistema de información del Laboratorio de una funcionalidad para el etiquetado de especímenes y su utilización como una herramienta de ayuda en la gestión de la fase preanalítica.
Cava F, Casas ML, Fernández FJ, Valor S.
Área de Laboratorio. Fundación Hospital Alcorcón.

Introducción. El etiquetado de especímenes es un proceso clave dentro de los laboratorios clínicos, ya que de él dependen en mayor ó menor medida acciones como:

• La correcta extracción de especímenes tanto en número (sólo los necesarios, nunca menos pero tampoco mas) como en contenedores adecuados.
• La identificación adecuada y precisa de los diferentes tipos de muestras que serán procesadas.
• La facilidad para la clasificación tanto por procedencias como por prioridades para su procesamiento ó por destinos para las diferentes áreas de trabajo.

Hay diferentes aproximaciones dentro de los laboratorios clínicos para elegir el sistema de etiquetado e identificación de especímenes. En el Área de Laboratorio de la Fundación Hospital Alcorcón (FHA), se realizó un diseño para ser incluido como una funcionalidad mas dentro del Sistema de Información y Gestión del Laboratorio (SIGL) Servolabâ (Dade-Behring).

Material y métodos. En el Área de Laboratorio de la FHA, realizamos junto con el servicio técnico de Servolab un diseño de las especificaciones necesarias para poder realizar internamente todo el proceso de definición, configuración, elaboración e impresión de las etiquetas de forma que solucionáramos en el máximo grado posible todas las acciones relacionados con el etiquetado de especímenes y muestras.

Nuestro objetivo era establecer un sistema de forma que para cada petición analítica se imprimieran sólo aquellas etiquetas que fueran necesarias en relación con las pruebas solicitadas. Es decir se personalizaran las etiquetas para cada paciente.

Adicionalmente la etiqueta aportaría información que permitiera no sólo conocer el nº de identificación del laboratorio, sino de que paciente se trata, cual es su procedencia, si la petición es ó no urgente, que tipo de contenedor precisa y a que destino se dirigirá el espécimen para ser procesado.

El punto clave es la definición de etiquetas. De forma resumida, para definir una etiqueta:

1. Se le asigna un nombre. El propósito es identificar el contenedor necesario y facilitar su clasificación para dirigirlo al destino donde se procesará. Con respecto al contenedor se describe el color del tapón en caso de tubos de extracción de sangre (Rojo, Verde, Malva, Azul, Negro en función de los anticoagulantes utilizados). En el caso de orinas ó líquidos biológicos se crean dos etiquetas: una para utilizar e identificar el contenedor primario (24h, orina espontanea, contenedor 100ml estéril, etc.) y otra para etiquetar la alicuota a procesar. El nombre de la etiqueta también permite incorporar información relevante, así por ejemplo en el caso de orinas de 24 horas se incluye información relativa al conservante en el caso de que fuese preciso (O24h ácido, O24h carbonato. Se pueden advertir de si es preciso congelar la muestra. De los tiempos en el caso de pruebas dinámicas etc.
2. Se relaciona con una serie de métodos. Se relaciona la etiqueta creada con todas aquellas determinaciones que precisan ese tipo de tubo o contenedor. De forma que cuando en una petición se solicite un método se imprimirá la etiqueta correspondiente. Esto asegura que sólo se van a imprimir las etiquetas necesarias, de forma que no sobre ni falte ninguna. En el caso de que varios métodos solicitados compartan la misma etiqueta, lógicamente esta sólo se imprime una vez.
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4. Se asocian unas características informativas y de ayuda, de las que destacan:

• Nombre del paciente: según se defina puede aparecer ó no en la etiqueta.
• Fecha de la extracción: según se defina puede aparecer ó no en la etiqueta.
• Código de barras: según se defina puede aparecer ó no en la etiqueta. Esta posibilidad se utiliza para definir etiquetas informativas (que no se asociarán a tubos que deban ser procesados). Ejemplos de estas etiquetas son aquellas que permiten identificar a pacientes preferentes (ciclos de quimioterapia), contenedores primarios de los que se obtendran alicuotas, las que indican tipos especiales de pruebas a realizar (curvas de glucosa, test del aliento, etc), tubos para serotecas.
• Prefijo ó sufijo. Para poder identificar diferentes tipos de muestras biológicas, etc.
• Orden en la impresión. Utilizado para que al obtener las etiquetas correspondientes a un paciente primero se impriman las informativas, luego las mas frecuentes y dentro de estas por tipos de anticoagulante.

La impresión de las etiquetas se realiza en impresoras específicas de códigos de barra modelo TEC. Utilizando para las etiquetas un papel con brillo y rollos de transferencia térmica.

Esta misma definición se ha traspasado a otra aplicación asistencial dentro de la FHA. Es el gestor de peticiones clínicas (GPC). Esta aplicación, además de permitir realizar la solicitud analítica electrónica, dispone de un módulo para gestionar las etapas de la fase preanalítica correspondientes a la obtención de especímenes. Este modulo es empleado por las unidades de enfermería que son responsables del etiquetado y la toma de muestras a los pacientes. Esta situación alcanza a los pacientes atendidos en la FHA con excepción de la toma de muestras de consultas externas, que se realiza con personal que depende del Laboratorio y por tanto se utiliza directamente el SIGL para la obtención de las etiquetas.

Resultados. A continuación se muestra un ejemplo de las etiquetas producidas: Por razones de confidencialidad se han omitido datos de la identificación del paciente.

La numeración de las peticiones nos permite diferenciar el ámbito de procedencia de la solicitud. Internamente, para todos los pacientes atendidos en la Fundación Hospital Alcorcón, esta numeración es asignada por la aplicación GPC con la que se realiza de forma electrónica la solicitud a laboratorio. Con esta aplicación se asignan numeraciones diferentes (prefijos constituidos por los 2 primeros dígitos) a las solicitudes correspondientes a Urgencias generales, Urgencias de pacientes Ingresados, pacientes Ingresados y Consultas externas.

Las etiquetas se generan previamente a realizar la extracción al paciente. Para los pacientes de consultas externas es en el momento en que el paciente acude al área de toma de muestras de laboratorio. Para los pacientes de urgencias e ingresados se generan directamente bien en las unidades de enfermería través del modulo de GPC o bien se puede solicitar previamente su preparación por el laboratorio. Una vez que llegan los especímenes etiquetados se procede a la incorporación de la petición al fichero de trabajo.

La aplicación así mismo permite en un determinado momento reimprimir etiquetas de una petición o un grupo de ellas.

También permite la impresión de un número variable de etiquetas preimpresas de una numeración o rango de numeración que quiera ser utilizada con alguna finalidad concreta (controles de calidad, reservar numeraciones para ensayos clínicos, etc.)

Para las peticiones de microbiología la definición de etiquetas se ha realizado con criterios similares para que siempre aparezca una etiqueta correspondiente al tipo de muestra y otras correspondientes a cada placa, tubo, etc necesario para procesar el estudio.

Discusión. El correcto etiquetado es una tarea esencial dentro de los laboratorios clínicos, especialmente importante dentro de los procesos correspondientes a la fase preanalítica. Generalmente, en los Laboratorios Clínicos el etiquetado de los especímenes se realiza con etiquetas de códigos de barra preimpresas. Estas etiquetas suelen tener impresa la numeración correspondiente, en caracteres numéricos y en forma de código de barras unidimensional. Algunas etiquetas preimpresas incluyen también algún tipo de información correspondiente al destino o tipo de tubo (Hematología, Bioquímica, Coagulación, etc). Además la utilización de diferentes colores para los tapones de los tubos y la inclusión de esta información dentro de los formularios de solicitud permite optimizar los aspectos preanalíticos relacionados con la obtención y etiquetado de especímenes.

El inconveniente de las etiquetas preimpresas es que son grupos preestablecidos, que no tienen porqué coincidir con las necesarias para cada paciente (generalmente sobran), no aportan información adicional y para introducir cambios deben superarse obstaculos como la retirada de las existencias, nuevos trabajos de imprenta etc.

En la FHA, diseñamos un sistema de etiquetado para que pudiese estar incluido dentro del SIGL (Servolab) y de la aplicación con la que se realizan de forma electrónica las peticiones a Laboratorio (GPC). El objetivo era conseguir reunir una serie de funcionalidades que nos permitieran llevar a cabo eficientemente las tareas de identificación, obtención y clasificación de especímenes.

Al tener este sistema introducido dentro del SIGL se obtiene una máxima flexibilidad. De manera que la introducción de nuevas metodologías que comporten cambios en el tipo de muestra utilizado para una determinación, o bien la consolidación de las pruebas de diferentes analizadores en uno sólo, etc pueden ser manejadas de forma robusta y rápida (tiempo real) y exclusivamente por el propio laboratorio.

Conclusiones. En el área de Laboratorio de la FHA, con el sistema de etiquetado integrado en el SIGL Servolab, obtenemos las siguientes prestaciones:

• Identificación de la petición por el número asignado por la aplicación GPC, que permite diferenciar el ámbito de procedencia (urgencias, ingresados, consultas, etc).
• Personalización de las etiquetas para cada paciente, de forma que se generan exclusivamente las necesarias
• Información precisa del tipo de contenedor o tubo necesario
• Información precisa del destino de procesamiento
• Información del paciente (nombre y apellidos)
• Información de la fecha de registro.
• Flexibilidad para realizar cambios internos.