| Sociedad Española de Dirección y Gestión de los Laboratorios Clínicos |
VII Reunión Zaragoza, 13-14 de marzo de 2003 Comunicación |
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Documentación de Laboratorio y su Ordenación y Presentación: Índice de la Documentación. Introducción. La documentación del Laboratorio es, i) realizada a medida para cada laboratorio, ii) es muy extensa, iii) tiene varias fases de realización y iv) puede tener actualizaciones frecuentes. Realizarla es un trabajo arduo, constante y a veces poco gratificante. Por otra parte, la documentación del Laboratorio es la demostración de su Calidad. Es lógico y necesario que se muestre a sus usuarios. Idealmente debería poder ser consultada por quien la necesite, cuando la necesite y hacerlo de una manera sencilla y rápida. Esta presentación de la documentación puede servir de feedback y estimulo a los facultativos que la realizan, al demostrarse su utilidad, y a la vez puede elevar la estima y consideración del Laboratorio. Además, al tener los documentos un formato fijo y específico, las herramientas de búsqueda de información pueden ser sencillas y utilizables para todos los documentos. De esta manera, puede existir un sinergismo entre la creación de la documentación y su presentación web. Sin embargo, es necesario contar con herramientas que, de una manera fácil, nos ayuden al control del proceso de creación y actualización de los documentos, y herramientas que nos faciliten su presentación según tipos de usuarios, ofreciéndoles la información que necesitan y evitando su acceso a información no necesaria o restringida. Se presenta una herramienta en desarrollo, basada en página web, que pudiera ser útil tanto para el control de la documentación en proceso de creación (Índice de la documentación), como para la presentación selectiva, según el usuario, de los documentos autorizados (Web de Laboratorio). Material y métodos. Para su realización, se ha utilizado código libre obtenido de internet (http://www.planet-source-code.com/vb/scripts/ShowCode.asp?txtCodeId=7688&lngWId=4.), que consiste en un menú de árbol desplegable, similar a las carpetas del Explorer de Windows, que se puede editar, añadir y ordenar directamente desde la página web y que puede ser utilizado para estructurar un sitio web de dos "frames": una ventana estrecha a la izquierda con las carpetas, subcarpetas y links, y la ventana de la derecha donde se presentan las páginas. El menú de árbol está contenido en una base de datos Access de Microsoft, que puede ser editada con código de Active Server Page (asp). La aplicación necesita estar alojada en un servidor IIS y ser visualizada con Internet Explorer 4 o superior. Utilizamos la denominación "carpetas" y "subcarpetas" para diferenciarlas de los directorios y subdirectorios del disco duro. Los links a los documentos pueden ordenarse en las carpetas y subcarpetas, sin cambiar la localización del archivo en el disco duro. El código original de asp se ha modificado para adecuarlo a nuestras necesidades. Resultados. 1º- Las aplicaciones. Se presentan dos prototipos:
La aplicación tiene 4 niveles de acceder a los documentos: los dos primeros para el acceso selectivo a los documentos en sí (los que están autorizados y todos los documentos), el tercero para acceder a las características de elaboración de los documentos y el cuarto para la edición de las propiedades y la ordenación del árbol (ver figura 1). La presentación está pensada para uso casi exclusivo del Responsable de la Calidad del Laboratorio.
Aquí, se supone que las características de los documentos pueden ser vistas directamente en el mismo, evitando información duplicada. El prototipo supone la entrada de 5 tipos de usuarios (publico en general, Personal Sanitario Externo, Personal Interno, Personal Facultativo del Laboratorio y Administrador o Responsable de la Calidad). En la figura 2 se presenta la ventana de edición del administrador.
2º - Los documentos a los que apuntan las aplicaciones serían los originales de la documentación de laboratorio. Aquí se han puesto algunos ejemplos: archivos de Texto (de acrobat (pdf) y de word guardado como htm), la cartera de servicios, como una aplicación a una base de datos, y formularios de entrada de indicadores de calidad. Los documentos pdf son los documentos ejemplo de la normativa EC4, que se pueden obtener desde el web de la SEQC. El documento word está hecho a partir de una plantilla de PNT realizada según EC4 y SEQC, a la que se ha añadido un menú desplegable del índice para web, mientras que en el documento impreso aparece la cabecera y el pie. Esto ayuda a diferenciar las copias registradas, de las copias impresas desde el web. Se presenta su aspecto en la figura 3. Los documentos presentados son únicamente ejemplos, no están revisados y pudieran contener errores. Ninguna de las dos aplicaciones puede crear documentos. Únicamente sirven para localizarlos, ordenarlos y presentarlos.
Discusión. La aplicación dirigida al Responsable de la Calidad puede facilitar el control de la documentación en todas sus fases. Es muy útil que cada link, tenga asociado las características de los documentos a los que apuntan, y de poder ver su localización en el disco duro. En parte es similar a las "Propiedades" de Windows. En su contra, esta versión no tiene grandes herramientas de filtrado de la documentación y los cambios efectuados en las características de los documentos, no se reflejan en los mismos. La aplicación dirigida a web facilita la creación y mantenimiento de un sitio web por personal no especializado en informática, de manera que podría ser creada y mantenida por el Responsable de la Calidad. La selección de los documentos para un tipo específico de usuario se realiza cambiando únicamente un campo. Para el responsable de la calidad y facultativos, contiene herramientas de filtrado de documentos y acceso a documentos que no están en uso. Los documentos en preparación no son accesibles al resto de usuarios. El acceso a los documentos en preparación por parte de sus autores, posibilita que se pueda realizar su creación y presentación web en un solo paso. Mientras se realizan, los documentos se ordenan en una carpeta específica para cada autor (aquí se han nombrado facultativo1 y facultativo2). Los autores solo pueden editar su carpeta, creando subcarpetas y ordenando sus archivos según convenga. Mientras editan los documentos pueden visualizar su presentación web. Una vez autorizados para su uso, el Responsable de la calidad edita las propiedades de los links de los archivos, ordenándolos en los directorios apropiados. Los documentos solo se hacen visibles para el resto si: 1º ha sido editado por el responsable de la calidad y 2º se ha puesto el nivel de acceso adecuado. El documento en sí no cambia de localización en el disco duro. El documento presentado en web es el mismo que el de acreditación. Así se evitan duplicidades, que pueden llevar a errores, y se ahorra trabajo. En la aplicación web son fácilmente distinguibles los documentos no autorizados (en preparación y dados de baja): para acceder a ellos hay que utilizar el filtro y el formato de presentación es un listado, en lugar de un árbol. Este filtro facilita la labor del Responsable de la Calidad, identificando rápidamente los documentos en un estado específico. El que los documentos de acreditación tengan un formato específico, igual para muchos, posibilita que se puedan crear herramientas de búsqueda estandarizadas. Así, para las bases de datos, una vez definidos los campos, puede realizarse una aplicación de acceso a los mismos más o menos sofisticada. Esta aplicación puede contener facilidades para su actualización y puede ser utilizada por muchos laboratorios. Se presenta un ejemplo en la Cartera de Servicios. Ya se han mencionado los documentos de texto, donde una misma búsqueda por el índice puede ser utilizada para muchos documentos, utilizando plantillas. Los formularios de entrada de indicadores de calidad son un caso aparte. Pueden ser muy variados y cambiar con el tiempo, según los objetivos de calidad del laboratorio. Sería interesante crear una herramienta que facilite su creación por personal no especializado en informática, tanto para las entradas de datos como para la visualización de informes de resultados. Los formularios de entrada de datos para indicadores de calidad pueden ser accesibles desde cualquier ordenador, facilitando la utilización de los mismos por el personal interno. Sin embargo, quizás fuera deseable alguna restricción adicional para algunos de ellos, quizás la pertenencia del usuario a una sección determinada. En la aplicación web no se contempla el acceso, por parte del personal sanitario externo, a los documentos dados de baja. Esto puede ser discutible, ya que en algunas ocasiones pueden necesitarlos. Puede ser factible y seguro si se diferencian bien de los documentos en uso. Ya se ha mencionado la necesidad de utilizar el filtro para acceder a ellos y quizás podría realzarse más utilizando un color de letra o de fondo diferente. También podría ser útil diferenciar al personal médico externo del resto del personal sanitario. Ambos prototipos necesitan mejoras, quizás fundiéndose en uno solo. Es deseable que las características de elaboración de los documentos aparecieran directamente en una viñeta al poner el ratón encima del link y también que al editarlas, se actualizaran en el documento original. Esto último quizás pudiera realizarse utilizando una tabla adicional para las mismas y que tanto el documento como la aplicación accedieran a ella. También sería interesante la creación y validación de las plantillas de los documentos, así como de las aplicaciones a bases de datos, como la cartera de servicios y de facilidades para formularios y visualización de los resultados de los mismos. Además, al ser pruebas prototipo, la aplicación orientada al responsable de la calidad no tiene restricción de acceso y la aplicación web tiene únicamente unos usuarios predeterminados, no teniendo facilidades de edición de los mismos. Conclusiones.
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