Robotización del área de preanalítica del C.H.U. Xeral-Cíes: Implantación de un sistema de gestión de muestras.
Andrade Olivié M A, Torreira Banzas C, Varela Morlón C, Repáraz Andrade A, Mariño Valiño G, González Valverde C.
Servicio de Análisis Clínicos. C.H.U. Xeral-Cíes, Vigo.

Introducción y Objetivo. Los laboratorios clínicos precisan efectuar cambios en su organización y funcionamiento para adaptarse al aumento de las exigencias del Sistema de Salud y a la necesidad de optimizar los recursos económicos disponibles.

El aumento de las peticiones analíticas, la mayor demanda de servicios junto con la limitación de los recursos, entre otros factores, requieren una organización flexible del laboratorio clínico orientada a la eficacia y a la calidad de sus productos y servicios.

La estructura actual del Servicio de Análisis Clínicos es el resultado del proceso de unificación de los laboratorios del Hospital Xeral y del Ambulatorio Coia, que comienza con la creación de una secretaría única, la formación de un CORE-LAB y el establecimiento de un área de preanalítica automatizada.

El C.H.U. XERAL-CIES se plantea la robotización de la fase preanalítica y la implantación de un sistema de gestión de muestras con el objetivo de mejorar de modo notable la calidad total ya que los procesos implicados en dicha fase consumen entre un 55-60% del tiempo y originan alrededor del 80% de los errores del laboratorio.

Planificación y elección. El Servicio de Análisis Clínicos ha realizado una revisión exhaustiva de su organización dirigida a optimizar su funcionamiento, aplicando estrategias que afectan tanto a cambios orgánicos, como de redistribución de las cargas de trabajo. Se decidió la creación de un área de preanalítica que incorpora sistemas automáticos que permiten el destaponado selectivo de los tubos, clasificación, alicuotación, reetiquetado de las muestras y su distribución en función de los analizadores y áreas de destino. Así mismo permiten la conservación de las muestras en neveras en un archivo temporal gestionado mediante el sistema informático.

Se adjudicó por concurso público como sistema de gestión de muestras el CCM (Centro de Control de muestras) de Palex Medical S.A., en el que se establecieron las rutas a seguir por los tubos así como las alícuotas a realizar. El CCM conectado vía informática al SIL del Laboratorio (Modulab 5.02 Izasa) controla al clasificador OLA 1500 y al alicuotador OLA 2500, ambos del grupo Palex.

Proyecto gestión preanalítica.

Necesidades de gestión preanalítica:

• Registrar y clasificar todas las muestras que se reciben en el laboratorio.

• Organizar la preanalítica en función del flujo de llegada de muestras, nº de pacientes y de tubos/día, diseño de los tubos etc.

• Control y trazabilidad de las muestras.

• Archivo informatizado de las muestras.

Elección de equipamiento preanalítico

• Clasificador OLA 1500. (velocidad 1500 tubos / hora).
• Clasificador - alicuotador OLA 2500.

Centro de Control de muestras CCM

• Control y seguimiento de las muestras.
• Listados de pendientes, estadísticas etc.

Implantación. Se realiza en 4 fases

Fase I : Junio 2002

• Adjudicación de los equipos preanalíticos por concurso público.

• Introducción de la tarjeta grafitada en toda el área.

• Cambios en el diseño de tubos de extracción en toda el área sanitaria:

  • El tubo de 3mL de tapón rojo (RC) tiene como destino la bioquímica general y el área de proteínas y alergia, no se alicuota excepto para un número pequeño de pruebas externas.

  • Los tubos de 5 mL de tapón amarillo y rojo (AL y RL) se les hace alícuota obligatoria.

  • La ruta del tubo (AL) es serología, anemias, metales, hormonas y PSA.

  • La ruta del tubo (RL) es el resto de marcadores tumorales, inmunología y algunos estudios hormonales complejos.

Fase II: Octubre 2002

• Llegada de los equipos preanalíticos, instalación y planificación.

• Rediseño de los circuitos del laboratorio con la definición de las rutas en el Centro de control de muestras (CCM). El CCM controla en todo momento la posición de cada uno de los tubos que pasan por los equipos preanalíticos.

Fase III: Diciembre 2002

• Puesta en funcionamiento de los equipos preanalíticos para el área de suero.

• En una primera etapa los tubos de hematología y las orinas no son gestionados por los equipos preanalíticos.

Fase IV : Mayo 2003

• Implantación del archivo informatizado de todas las muestras controlado por el CCM.

• El OLA 1500 realiza el archivo informático de las muestras del tubo RC una vez analizadas, que se conservan 7 días en nevera.

• El OLA 2500 realiza el archivo de los tubos AL y RL al mismo tiempo que los alícuota, dejando los tubos primarios para archivo durante 15 días en nevera.

• El CCM nos da número de gradilla y posición (fila – columna) de cada uno de los tubos archivados.