Sociedad Española de Dirección y Gestión
de los Laboratorios Clínicos
VIII Reunión
Vigo, 10-12 de marzo de 2004
Resumen -57

Evolución hacia la gestión documental integral en el laboratorio.
Ripoll Sevillano E, Del Rey Sánchez JM, Pastor Rojo O, Benés Díez A1, Mercader Canabal J.
Servicio de Bioquímica Clínica. Hospital Ramón y Cajal. IconMedialab1. Madrid.

Introducción. En la actualidad se cuenta con cuatro modelos para el registro de peticiones: registro manual, registro electrónico, registro por hoja grafitada y registro mediante digitalización de imagen. Todos ellos salvo el electrónico precisan de una archivo físico de los documentos con los inconveniente implícitos (tiempo, personal, espacio, ...). Existe una tendencia a eliminar el primero pero no es fácil de conseguir sobre todo en entornos heterogéneos. El registro electrónico es de difícil implantación y avanza lentamente. La incorporación de sistemas de digitalización permite incorporar la gestión documental al laboratorio evitando el tratamiento manual de los documentos en el proceso de catalogación y archivo.

Objetivos. Eliminar el archivo físico de todos los documentos de solicitud analítica y conseguir la gestión documental integral independientemente del sistema de registro.

Materiales y métodos. En la actualidad se procesan 2700 volantes/día de modo manual o digitalizados por escáner con solicitudes a los servicios de Bioquímica, Hematología e Inmunología. El sistema de gestión de nuestro laboratorio (OpenLab, IconMedialab/Abbott) captura las imágenes para hacer un reconocimiento e interpretación de las mismas y automatizar el registro de peticiones. Adicionalmente incorpora un gestor documental que asocia a la petición los documentos escaneados de las solicitudes. Esto permite poner a disposición de todos los laboratorios y secciones de la imagen de la solicitud clínica, evita la necesidad de realizar una ordenación y archivo físico de los documentos y proporciona una trazabilidad y facilidad de acceso a los documentos en caso de reclamaciones. Para lograr el objetivo deseado se va a instalar un sistema de captura y digitalización que pernita incorporar el resto de volantes no interpretables al gestor documental.

Resultados. Presentamos la evolución del proyecto en su estado actual y futuro. Se empezó en el año 2000 unificando la unidad de registro de los servicios de Bioquímica y Hematología incorporando el reconocimiento digitalizado para las peticiones urgentes. En el año 2001 se incorpora el gestor documental para todas las peticiones procesadas digitalmente. En el año 2002 se incorpora a la unidad de registro el Servicio de Inmunología y todas las peticiones a estos tres servicios del laboratorio del Área. A finales del año 2003 se amplía el sistema de reconocimiento y digitalización a las peticiones de hospitalización, consultas externas y ambulatorio manteniéndose con el registro manual las peticiones de primaria y todas aquellas peticiones en volantes especiales. En la tabla se presenta esta evolución con el impacto del gestor documental. A lo largo de este año se implementará el gestor documental para todas las peticiones (digitalización de todos los documentos asociados a la petición sin reconocimiento).

Tipo registro

2000

2001

2002

2003

2004

Manual (vol. único)

700

800

1900

1100

1100

Manual (vol. especiales)

100

100

300

300

300

Escáner

500

500

500

1300

1300

Gestor documental

0%

35%

19%

48%

100%

Conclusiones. Se centraliza el registro. Se elimina el rechazo a un registro centralizado usando un volante único al poder disponer todos los laboratorios y secciones del documento de solicitud clínica. Se hace extensivo este sistema a todos los documentos independientemente del mecanismo de registro.