Evolución hacia la gestión documental integral en el laboratorio.
Ripoll Sevillano E, Del Rey Sánchez JM, Pastor Rojo O, Benés Díez A¹, Mercader Canabal J.
Servicio de Bioquímica Clínica. Hospital Ramón y Cajal. IconMedialab¹. Madrid.

Introducción. En la actualidad se cuenta con cuatro modelos para el registro de peticiones: registro manual, registro electrónico, registro por hoja grafitada y registro mediante digitalización de imagen. Todos ellos salvo el electrónico precisan de una archivo físico de los documentos con los inconveniente implícitos (tiempo, personal, espacio, ...). Existe una tendencia a eliminar el primero pero no es fácil de conseguir sobre todo en entornos heterogéneos. El registro electrónico es de difícil implantación y avanza lentamente. La incorporación de sistemas de digitalización permite incorporar la gestión documental al laboratorio evitando el tratamiento manual de los documentos en el proceso de catalogación y archivo.

Objetivos. Eliminar el archivo físico de todos los documentos de solicitud analítica y conseguir la gestión documental integral independientemente del sistema de registro.

Materiales y métodos. En la actualidad se procesan 2700 volantes/día de modo manual o digitalizados por escáner con solicitudes a los servicios de Bioquímica, Hematología e Inmunología. El sistema de gestión de nuestro laboratorio (OpenLab, IconMedialab/Abbott) captura las imágenes para hacer un reconocimiento e interpretación de las mismas y automatizar el registro de peticiones. Adicionalmente incorpora un gestor documental que asocia a la petición los documentos escaneados de las solicitudes. Esto permite poner a disposición de todos los laboratorios y secciones de la imagen de la solicitud clínica, evita la necesidad de realizar una ordenación y archivo físico de los documentos y proporciona una trazabilidad y facilidad de acceso a los documentos en caso de reclamaciones. Para lograr el objetivo deseado se va a instalar un sistema de captura y digitalización que pernita incorporar el resto de volantes no interpretables al gestor documental.

Resultados. Presentamos la evolución del proyecto en su estado actual y futuro. Se empezó en el año 2000 unificando la unidad de registro de los servicios de Bioquímica y Hematología incorporando el reconocimiento digitalizado para las peticiones urgentes. En el año 2001 se incorpora el gestor documental para todas las peticiones procesadas digitalmente. En el año 2002 se incorpora a la unidad de registro el Servicio de Inmunología y todas las peticiones a estos tres servicios del laboratorio del Área. A finales del año 2003 se amplía el sistema de reconocimiento y digitalización a las peticiones de hospitalización, consultas externas y ambulatorio manteniéndose con el registro manual las peticiones de primaria y todas aquellas peticiones en volantes especiales. En la tabla se presenta esta evolución con el impacto del gestor documental. A lo largo de este año se implementará el gestor documental para todas las peticiones (digitalización de todos los documentos asociados a la petición sin reconocimiento).