Implantación de un sistema de gestión de reactivos en el laboratorio de bioquímica.
Valle Sánchez G, Secades Romero R.
Unidad de Bioquímica, Servicio de Análisis Clínicos, Hospital del Oriente de Asturias, Fundación Grande Covián.

Introducción. Aunque el tema de la calidad analítica en el laboratorio clínico no ha dejado nunca de ser importante, en el momento actual goza de un gran interés. Con este trabajo perseguimos un cambio de actitud de los profesionales del laboratorio y un paso desde la gestión tradicional hacia una gestión de la calidad, que nos permita coordinar adecuadamente todos los recursos del laboratorio y optimizarlos; lo conseguiremos estableciendo indicadores de gestión que permitan evaluar nuestro trabajo, establecer nuestros objetivos y por último tomar las correspondientes medidas de mejora.

Elegiremos el gasto en reactivos como un indicador de la gestión de nuestro laboratorio, siendo nuestro objetivo el saber exactamente cuanto compramos, a quién, en que condiciones y como lo gastamos; buscando como resultado la optimización del coste analítico de nuestro servicio.

Material y métodos. Desde el año 2000 hemos incorporado en nuestra sección de bioquímica del Hospital del Oriente de Asturias un programa informático de gestión ( Facturaplus sp ), que cuenta con una base de datos en la que se introducen las referencias y los precios de los diferentes productos, así como todos los datos a cerca de los proveedores que nos los suministran.

En primer lugar establecimos un formato, propio de la sección, para realizar los pedidos, que efectuamos directamente desde el propio laboratorio. Una vez nos llega el material solicitado y comprobado que no se ha producido ninguna no conformidad en su transporte, se almacena según su fecha de caducidad, bien en el almacén del servicio o en nevera, dependiendo de sus características concretas. Se registra entonces en el programa informático de gestión la entrada del pedido, registramos también las salidas de reactivos que vamos realizando para el consumo diario, inventariando al final de cada mes los productos que mantengamos en stock. De esta forma este programa informático nos permite saber en cada momento la cantidad exacta de un reactivo que hemos consumido, cuantificar su coste y conocer cuanto hemos comprado a los diferentes proveedores del laboratorio. Registramos también los analizadores de la sección y los configuramos dentro del programa informático como clientes, esto nos permite no sólo conocer el gasto global sino particularizarlo y saber en el momento que lo necesitemos cuanto consume cada aparato concretamente.

Resultados. El programa Facturaplus sp, es un programa de gestión que nosotros hemos adaptado a nuestras necesidades, configurándolo en función de los resultados que queremos conseguir. Los datos que obtenemos, bien en forma de tablas o gráficos, los evaluamos y los comparamos en el tiempo, dándonos una visión global o particular de los consumos y gastos de nuestro servicio.

A continuación se reproducen alguno de los datos obtenidos.

Tabla I. Resúmen de compras por artículos

El consumo es mayor en la época estival, al ser el Hospital del Oriente de Asturias un centro que atiende a una población que se ve incrementada notablemente en los meses de verano.

Tabla II. Resúmen de compras por importe total

En esta tabla podemos ver el gasto en reactivos por importe total, en otras ocasiones lo que nos interesa es conocer el gasto de forma global, como indicamos a continuación.

Tabla III. Compras mensuales a proveedores

Si relacionamos las compras mes a mes obtenemos un gráfico de gasto del servicio que podemos comparar con las muestras realizadas y así observar si existe un paralelismo entre ambos datos ( se compra más porque se realizan más pruebas ), si esto no fuera así, debemos buscar la causa ( mayor número de controles y/o calibraciones, mayor número de repeticiones en los resultados, personal nuevo, stock demasiado amplio, etc.)

Tabla IV. Resúmen trimestral de compras a proveedores

uROCHE    uIZASA    uBIO-RAD

Los datos los podemos referir a consumo de analizadores, al tener a estos configurados en la base de datos del sistema informático como clientes, y registrando todas la salidas de reactivo que se realizan diariamente a los diferentes equipos de la sección. Estos datos los podemos expresar como unidades de reactivo consumido o como gasto por analizador.

Tabla V. Consumo mensual por analizador

También se pueden desglosar estos datos reflejando las diferentes unidades de reactivo consumidas por cada aparato. Esta información nos permite comparar el gasto de los diferentes analizadores, conocer así que pruebas nos resultan más caras y por lo tanto contar con datos que nos permitan tomar decisiones a cerca de la rentabilidad o no de determinadas pruebas.

Otros datos que nos resultan muy útiles y que nos permite obtener este programa informático de gestión son los stocks mensuales, que realizamos el último día del mes; también comparamos datos de compras y consumos entre años diferentes, estudiando siempre las discrepancias que podamos detectar. El programa también nos permite detectar fácilmente los posibles errores que se puedan producir en las facturas emitidas por los diferentes proveedores del servicio, al tener en nuestra base de datos los precios de todo los productos que se piden.

Conclusiones. Toda esta información que nos suministra este programa de gestión interna, nos permite conocer fácilmente muchos datos administrativos del servicio, además de tenerlos almacenados en el tiempo y rápidamente disponibles, por ejemplo:

• Conocer las cantidades consumidas de cada reactivo y el coste de los mismos, esta información constituye en nuestra sección un indicador para valorar el coste por determinación.

• Podemos comprar mucho y necesitar menos de lo que se compra, por lo tanto gastaremos más de lo necesario; con este programa perseguimos ajustar lo más posible nuestros stocks, buscando el mayor ahorro posible.

• Si comparamos anualmente la determinaciones realizadas con la cantidad gastada de reactivo, se pueden observar discrepancias que traigan consigo la detección de posibles errores, y por lo tanto la consiguiente búsqueda de soluciones y mejoras.

• Si conocemos realmente el consumo de cada analizador del servicio y las pruebas realizadas por él, podemos sacar conclusiones y establecer una relación entre aumento de pruebas/aumento de gasto. Esto nos facilita la previsión del gasto en un futuro en función de un aumento de pruebas estimado.