Registro de fechas relevantes en los Sistemas de Información de Laboratorio.
Òscar Hidalgo, Charo Gómez, Josep Figueras, Joan Gaya-Beltran.
Coordinación de Sistemas de Información. Centre de Diagnòstic Biomèdic. Hospital Clínic de Barcelona.

Introducción. La evaluación e implantación de diferentes aplicaciones informáticas para el control global de la actividad de Laboratorios Clínicos, y su conexión con sistemas de información hospitalario, pone de manifiesto cierta confusión en el registro de las fechas de los distintos eventos que se registran a lo largo de la historia de una solicitud de analítica.

Objetivo. Establecer los registros temporales cuya fecha debe quedar registrada en los Sistemas de Información de Laboratorio (SIL).

Material y método. Se han evaluado diferentes sistemas informáticos, estudiando las diferencias entre los registros temporales establecidos en cada una de ellas. Teniendo en cuenta los requerimientos de calidad (normas ISO), las necesidades de gestión y control de la organización, y la legislación sobre protección de datos personales, se proponen los eventos que deberían constar en los SIL registrando el momento de su ocurrencia.

Conclusiones. Las necesidades informáticas de un Laboratorio Clínico incluyen estas áreas principales:

1. Control de solicitudes

2. Gestión interna del trabajo –hojas de trabajo, control de circuitos de muestras, control de subprocesos, entradas de resultados y conexiones

3. Emisión de dictámenes

4. Gestión y administración –logística, personal (adscripciones a procesos), inventarios, cálculo de costos, contabilidad, facturación, estadísticas de actividad

5. Sistema de Calidad –control de calidad, elaboración de documentos, gestión documental, registros (incidencias, mantenimiento, etc), catálogos de prestaciones (cartera de servicios)

6. Clínica –enlace con historia clínica, explotación del histórico, reglas inteligentes de validación y alarmas, control de indicaciones.

Un SIL ideal debería abarcar todos los aspectos de la organización del laboratorio, incluyendo la administración, el control de calidad y la gestión documental del Sistema de Calidad. Por ello, en la tabal adjunta se consideran todos los eventos relacionados con el proceso del laboratorio clínico cuya cronología debería registrarse.

Discusión. El control de algunos eventos registrados para la solicitud y para la prestación pueden parecer reiterativos, como en el caso del registro del momento de disponibilidad clínica de un resultado y el de la edición del dictamen, pero en algunos casos, especialmente dependiendo del tipo de interfase entre el SIL y el SIH, pueden tener significados distintos.

Como principio general, se propone el registro de la fecha y hora de todo evento, provocado o automático, así como del responsable que lo provoca.

La evaluación de los intervalos transcurridos entre determinados eventos es una herramienta básica para establecer medidas para la mejora continua de la eficiencia y de la calidad en general. El principal de ellos, el tiempo de respuesta o turn arround time (TAT) tiene definiciones ambiguas que en todo caso se refieren al tiempo global que consume el conjunto de los procesos entre la recepción de la muestra y la disponibilidad del resultado por parte de los clínicos. El inicio de este intervalo puede entenderse que es la llegada del paciente en el caso de ambulatorios, o el de la muestra en los hospitalizados, pero en el caso de laboratorios de urgencias puede considerarse el momento de la solicitud, ya que también debe considerarse el análisis de los tiempos de trámite administrativo, obtención de la muestra y traslado, que en algunos casos pueden resultar muy relevantes y pueden depender de la estructura organizativa del propio laboratorio.

El conocimiento de los intervalos temporales parciales para los distintos subprocesos preanalíticos, analíticos y postanalíticos, así como para los movimientos de las muestras (primarias o secundarias) entre secciones o unidades del laboratorio, también es muy importante, ya que puede poner de manifiesto puntos débiles de la organización de circuitos, de fácil mejora.

En cualquier caso, entre todas las fechas registradas, la fecha de toma de la muestra debe ser considerada a todos los efectos como la fecha de referencia clínica básica, ya que el posterior dictamen siempre hace referencia al estado del paciente en este momento. La fecha de la solicitud, por el contrario, es anecdótica en muchos casos, especialmente en pacientes crónicos a los que se les requiere para visitas periódicas muy espaciadas a las que deben acudir con resultados analíticos recientes solicitados en la visita anterior. En los dictámenes deben constar las fechas de la solicitud, de la obtención de la muestra, de la emisión (validación o firma) y de la impresión, siendo la segunda de ellas la que debe destacar como fecha principal.

Las incidencias o consultas sobre la solicitud (mientras no está finalizada) o sobre los dictámenes (solicitudes finalizadas) también deberían registrarse, formando parte del control de incidencias propio de un Sistema de Calidad.

Los SILs actuales deberían contemplar el Laboratorio Clínico como un único proceso global y dar respuesta a todas sus necesidades informáticas de forma integral e integrada.