Sociedad Española de Dirección y Gestión
de los Laboratorios Clínicos

Implantación de un sistema de digitalización de volantes para facilitar su consulta y archivo.
López-Urrutia, A; Gallo Paino, R; Domínguez Acebo, C; y Martínez de Mendivil A.
Servicio de Análisis Clínicos, Hospital de Galdakao.

Introducción: Los laboratorios del hospital de Galdakao reciben aproximadamente 1.300 solicitudes analíticas de rutina diarias, de las cuales, 900 son peticiones electrónicas completas (demográficos y pruebas) que se reciben a través de la red informática, las otras 400 solicitudes se realizan en volante grafitado, de modo que las pruebas solicitadas entran al SIL por medio de un lector de volantes grafitados. En cuanto a los datos demográficos de esta últimas, 150 se capturan a través de la red mientras los 250 restantes son introducidos manualmente.

Resulta bastante frecuente la necesidad por parte de las áreas de trabajo de consultar la solicitud original para aclarar y confirmar posibles dudas. Esta tarea resulta engorrosa ya que no hay correlatividad en las numeraciones y las distancias físicas son importantes..

Todos los formularios de solicitud, incluyendo la copia impresa de las peticiones electrónicas, se conservan un año por motivos legales, lo cual supone un espacio físico importante y engorro administrativo.

Existen en el mercado sistemas que en un solo paso digitalizan el formulario de solicitud, interpretan su contenido, enviando al SIL la información, y guardan en archivos gráficos la imagen de la solicitud original. Estos sistemas, que en nuestra opinión se acabarán imponiendo, aún son algo lentos respecto al lector de volantes grafitados, son caros y requieren personal para la validación de las solicitudes leídas.

Nuestro propósito fue, manteniendo el sistema actual de lectores de volantes grafitados que tiene gran velocidad y fiabilidad, evaluar el uso de un sistema que, mediante la digitalización del formulario de solicitud, permita su archivo digital y el acceso en línea a éste a través del PC desde los diferentes puestos de trabajo.

Objetivo: Ofrecer a todos los puestos de trabajo de los laboratorios acceso en línea a la imagen de la solicitud original y eliminar el archivo físico de volantes.

Material y métodos: La digitalización de las solicitudes se lleva a cabo por el mismo personal administrativo que realiza el registro informático. Se digitalizaron todas las solicitudes que no procedieran de petición electrónica completa ya que éstas contienen la misma información que ya figura en el SIL por lo que no aporta nada su digitalización.  Para que resultara de utilidad, como apoyo a las áreas de trabajo, se consideró que la digitalización habría de hacerse antes de una hora del registro de la petición.

El material utilizado fue suministrado por Roche Diagnostics y consta de:

Hardware:

• Escaner Fujitsu Fi-4340C de alimentación automática, doble cara y 40 páginas por minuto

• Controladora de Escáner: Adrenaline 650i de Kofax

• Ordenador: servidor HP-proliant ML-110 con sistema de backup en cinta y DVD.

Software:

• Flexibar II de Tecnomedia. Escanea la solicitud por las dos cara y crea un archivo de imagen en formato tiff cuyo nombre es el número de petición

• Internet Information Server de Microsoft.

• Se diseñó una página web accesible desde todos los puestos de trabajo de modo que con la introducción del número de petición presenta en pantalla la imagen digitalizada del formulario de solicitud por las dos caras.

• Existe la posibilidad de "hojear" las solicitudes de una fecha a través del programa Flexibar II.

El sistema de backup aporta seguridad al sistema. La copia en DVD permite guardar años completos de forma indefinida.

Resultados y conclusiones:

Se escanearon una media de 400 solicitudes diarias repartidas en 3 o cuatro tandas en función de la hora de llegada y registro. El tiempo de administrativo acumulado necesario para el escaneo fue de 30 minutos. El número de consultas diarias de solicitudes desde todos los laboratorios fue de 60-90. Esto da idea del tiempo ahorrado en desplazamiento, búsqueda y a veces fotocopiado de los volantes.

La consulta es sencilla y permite imprimir una copia en papel del volante original. La satisfacción del personal de las distintas áreas con este sistema es muy elevada. La extracción a DVD permite una duración ilimitada del archivo. En un futuro próximo se pretende extender el sistema a las solicitudes urgentes y de Microbiología.