| Sociedad Española de Dirección y Gestión de los Laboratorios Clínicos |
VIII Reunión Marbella, 16-18 de febrero de 2005 Comunicación-17 |
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Gestión documental de solicitud de nuevos proyectos. Introducción: El Complexo Hospitalario Universitario "Juan Canalejo" está formado por hospitales de tercer nivel, de gran complejidad. Es por ello que, continuamente, tanto el laboratorio como los facultativos especialistas solicitan la puesta en marcha de proyectos que les permita realizar una medicina de alto nivel. En innumerables ocasiones, la petición de los nuevos proyectos se realizaba de manera desordenada y sin un criterio claro. Esto, unido a la ya habitual restricción presupuestaria, hacía muy difícil su puesta en marcha. Material y métodos: En el año 2004 y en el marco de la certificación según la Norma ISO 9001:2000 se plantea la necesidad de elaborar un documento normalizado de solicitud de nuevos proyectos, para poder dar respuesta a las necesidades diagnósticas de los clínicos peticionarios e incorporar los avances tecnológicos del mercado. En primer lugar se crea un "Procedimiento General de planificación de nuevos proyectos" en el que se describen los procesos que tienen lugar desde la solicitud por el clínico o por el facultativo analista, hasta la aprobación por el Comité Directivo del Complejo Hospitalario. Este procedimiento General está recogido en el Manual de Calidad del Laboratorio, para mantener la estructura documental del Sistema de Calidad. De este Procedimiento General cuelga el impreso de solicitud, en cuya elaboración se consideró que debían constar los siguientes datos:
Se solicita adjuntar estudio económico, bibliografía relevante y, si procede, informe del especialista clínico. Se elaboró una primera versión del impreso: PROYECTO DE SOLICITUD TÉCNICA SL-IM-026 para su cumplimentación en papel, y en una segunda etapa se adaptó para su difusión y cumplimentación informática. Una vez abierto el plazo de solicitud de nuevos proyectos el diagrama de flujo del proceso es el siguiente:
Gráfico 1: Diagrama de flujo del proceso de solicitud de nuevos proyectos. La solicitud es estudiada conjuntamente por la dirección del centro y los responsables del laboratorio, tanto la parte técnica como la económica. Posteriormente, la propuesta es evaluada por el comité directivo del Complejo que, en caso positivo, autoriza la partida presupuestaria necesaria para su puesta en marcha. Se incluye (en la revisión 3 del documento) la necesidad de aprobación de recursos humanos por parte de los responsables de enfermería y la consideración de proyectos críticos en función de la importancia diagnóstica u organizativa de los mismos. La decisión (aprobación/ denegación) del Comité Directivo se comunica a la comisión de compras y al responsable del proyecto. A los seis meses de la puesta en marcha debe hacerse un seguimiento del mismo detectándose las posibles desviaciones.: Seguimiento, medida y análisis del proceso, e implantación de las acciones para conseguir la mejora continua. El impreso cumplimentado es archivado por la Coordinación de los Laboratorios durante un periodo de 3 años. El impreso SOLICITUD DE NUEVOS PROYECTOS tiene un formato normalizado figurando en el encabezado el logotipo del hospital, y en la codificación el Servicio de Laboratorio, el número del formato y la revisión del mismo. Consta de dos partes claramente diferenciadas: la primera, que debe ser cumplimentada por el solicitante, y una segunda parte que cumplimenta la Coordinación de los Laboratorios en la que se hace constar la resolución del Comité Directivo, y , en caso de aprobación:
Imagen 2: Impreso de solicitud de nuevos proyectos (hojas 1 y 2)
Imagen 3: Impreso de solicitud de nuevos proyectos (hojas 3 y 4) Resultados: La utilización de un impreso normalizado para realizar la solicitud de puesta en marcha de nuevos proyectos, ha facilitado el proceso, aumentando el número de solicitudes del año 2003 al 2004. A lo largo del año 2004, se han solicitado 24 nuevos proyectos en el nuevo formulario de los que ya han sido aprobados 10.
* En el año 2003 no existía la consideración de proyectos críticos. Tabla I Conclusiones: Un formato adecuado de los distintos formularios existentes en el laboratorio como medio de enlace con los clínicos permite una mejor comunicación entre ambos y una gestión más eficaz de las necesidades analíticas del Complejo Hospitalario.
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